Информация для ликвидируемых организаций

Документы необходимые для сдачи в архив для ликвидирующихся организаций, организаций банкротов

1. Копия решения и определения Арбитражного суда Пермского края.
2. Историческая справка.
3. Устав (если не включен в описи).
4. Объяснительная записка на отсутствующие документы по описям и если выпадает какой-либо хронологический период.
5. Ликвидационный баланс (если его нет или не сдаете, то предоставить письмо, где будут храниться бухгалтерские документы, срок хранения которых еще не истек – 5 лет).
6. Копия свидетельства об исключении из Единого государственного реестра юридических лиц сдается в архивный отдел после завершения процедуры банкротства/ликвидации.

Документы для описи № 1 постоянного срока хранения

1. Устав.
2. Приказы по основной деятельности.
3. Штатное расписание.

Документы для описи № 2 по личному составу

1. Приказы по личному составу (прием, перемещение/перевод, увольнение, повышение квалификации/присвоение квалификационного разряда, отпуск по уходу за ребенком).
2. Списки личного состава.
3. Карточки формы Т-2.
4. Личные дела.
5. Лицевые счета.
6. Акты о несчастных случаях (если со смертельным исходом, то в описи в графе «Примечание» - пишете слово «Постоянно»).
7. Трудовые договоры, контракты, соглашения.

Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостоверения и др.) – если их много, то включаете в отдельную опись № 3 лс невостребованные личные документы, если несколько штук (около 5 шт.), то в опись № 2 по личному составу.

«Основные правила работы архивов организаций»

П. 7.6. Историческая справка (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 года):

7.6.1. В архиве организации составляется историческая справка к архивному фонду - документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата архива.

Историческая справка состоит из разделов: история фондообразователя, история фонда, характеристика документов фонда.

7.6.2. Первый раздел - история фондообразователя - включает характеристику исторических условий возникновения организации, название организации-предшественника, в хронологической последовательности всех реорганизаций, в том числе следующие сведения:

• даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-преемника;
• задачи и функции организации и их изменения;
• масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;
• место организации в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни;
• изменения в названии и подчиненности организации;
• структура организации и ее изменения.

7.6.3. Второй раздел - история фонда - включает следующие сведения:

• дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты;
• изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, незадокументированные периоды);
• степень сохранности документов;
• особенности формирования, описания и систематизации документов, сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;
• сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения;
• сведения о наличии документов других организаций или лиц (фондовые включения);
• состав научно-справочного аппарата к фонду.

7.6.4. Раздел по истории фонда содержит также такие элементы описания, как аннотация, библиография, информация об условиях доступа и использования документов.

Аннотация включает в себя краткую обобщенную характеристику состава документов по структуре фонда и по видам документов, содержания документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.

Библиография включает список опубликованных и неопубликованных справочников по фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе.

7.6.5. Третий раздел включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда, о научно-справочном аппарате к фонду, о видах носителей информации.

7.6.7. Справка подписывается конкурсным управляющим и составителем.

Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в архивный отдел при передаче документов; один для конкурсного управляющего, если требуется.